Pytania, które padają na zebraniu

W kodzie dostępne są trzy ścieżki: e-mail z zaproszeniem i przypomnieniem, link do głosowania (jednorazowy, przypisany do lokalu) oraz wpis głosu z papieru przez zarząd. W panelu można sprawdzić głosy, udziały i przygotować protokół. Użycie we wspólnocie wymaga osobnego uzgodnienia danych, doręczeń i odpowiedzialności.

SMS i telefon wymagają osobnego uruchomienia i odbioru integracji.Skrypt rozmowy, bramka „nie kontaktować” i obsługa STOP istnieją w kodzie; sama obecność tych funkcji nie potwierdza gotowości kanału dla wspólnoty.

Symulacja w przeglądarce działa na danych pokazowych i nie zapisuje głosów wspólnoty. Oddzielny formularz rozmowy demonstracyjnej, jeśli jest włączony, zleca prawdziwe połączenie na podany numer. To osobna demonstracja, nie oddanie głosu ani doręczenie zawiadomienia.

Sumowanie robi program: dodaje udziały lokali, z których wpłynął głos, na ułamkach zwykłych (licznik przez mianownik), bez zaokrąglania po drodze. Dzięki temu wynik nie zależy od tego, ile miejsc po przecinku ktoś zostawił w arkuszu.

Odpowiedzialność zostaje po stronie zarządu. To zarząd stwierdza, że uchwała została podjęta, i to zarząd podpisuje protokół. Protokół pokazuje każdy głos osobno — lokal, udział, wartość, kanał, datę — więc każdy właściciel może przeliczyć wynik ręcznie i sprawdzić nas.

Głosują na papierze, tak jak dotychczas. Zarząd wpisuje taki głos do systemu i oznacza kanał „papier”; kartka z podpisem zostaje w dokumentacji wspólnoty i jest dowodem w razie sporu. W protokole widać, które głosy wpłynęły elektronicznie, a które na papierze.

Ten system nie zastępuje zbierania podpisów, tylko zdejmuje z zarządu te lokale, do których da się dotrzeć zdalnie — chodzenie po klatkach zostaje dla reszty. Ile to jest w liczbach, zależy od wspólnoty i jeszcze tego nie zmierzyliśmy; policzymy to na pierwszych pilotażach i wtedy podamy liczbę, zamiast zgadywać dzisiaj.

Nie. Dziś program liczy wyłącznie udziały w nieruchomości wspólnej. Nie obsługuje trybu „jeden właściciel — jeden głos”. Jeśli uchwała ma być liczona w ten sposób, trzeba przeprowadzić ją poza tym systemem.

Dziś zarząd wpisuje lokale, udziały, właścicieli i kanały kontaktu ręcznie w panelu. Importu z Excela ani CSV jeszcze nie ma. Przed pierwszym głosowaniem trzeba więc zaplanować czas na wprowadzenie i sprawdzenie danych.

Dane leżą w bazie PostgreSQL u dostawcy chmurowego. Instancja pokazowa nie daje podstawy do obietnicy lokalizacji danych przyszłego wdrożenia. Przed pilotażem ustalamy region, dostęp, zakres danych i umowę powierzenia; gotowość potwierdzamy dla konkretnej konfiguracji.

Okres i podstawę przechowywania poszczególnych danych ustala wspólnota jako administrator. Uzgadniamy je przed użyciem rzeczywistych danych; demo nie ustanawia jednej retencji dla wszystkich wspólnot.

Właściciel zgłasza pomyłkę zarządowi. Przed upływem terminu otwartego głosowania zarząd może unieważnić błędny głos w panelu, podając powód. Poprzedni zapis zostaje w historii, ale przestaje liczyć się do wyniku. Widać też, kto i kiedy go unieważnił.

System tworzy nowy link, który zarząd przekazuje właścicielowi. Właściciel może zagłosować ponownie przez ten link albo na papierze; podpisaną kartę wpisuje zarząd. Stary link już nie działa. Sam właściciel nie może zmienić głosu bez zgłoszenia do zarządu.

Zamknięte głosowanie trzeba najpierw ponownie otworzyć, a jeśli termin minął — także go wydłużyć. Program zachowuje historię tych czynności. Zarząd odpowiada za ocenę, czy taka korekta jest dopuszczalna w danej sprawie.

Nie. Rozmowa telefoniczna służy tylko temu, żeby przypomnieć o głosowaniu i zapytać, jakie stanowisko ma właściciel. To, co powie w słuchawce, trafia do panelu jako zapowiedź i nie liczy się do wyniku.

Głos zapisuje się po otwarciu linku z SMS-a albo e-maila, wybraniu odpowiedzi i jej potwierdzeniu — razem ze znacznikiem czasu i adresem sieciowym. Drugą drogą jest podpisana kartka. Zrobiliśmy to tak celowo: nagranie rozmowy nie dowodzi, kto trzymał telefon, a przy uchwale na kilkaset tysięcy złotych to jest różnica, która wychodzi w sądzie.

Tak. Gdy SMS zostanie uruchomiony, wystarczy odpisać STOP na SMS-a albo powiedzieć to w rozmowie — numer trafi na listę „nie kontaktować” i system przestanie na niego dzwonić i wysyłać SMS-y. Zapiszemy to jako zdarzenie w ścieżce audytu, więc będzie widać, kiedy i skąd wzięła się ta decyzja. Dziś, zanim SMS i telefon ruszą, wystarczy zgłosić to zarządowi.

Można też poprosić zarząd, żeby usunął numer z kanałów kontaktu tego lokalu — wtedy zawiadomienie idzie e-mailem albo drogą tradycyjną. Wyłączenie telefonu nie odbiera prawa głosu: link do głosowania zadziała tak samo, a kartka papierowa też pozostaje.

Administratorem danych jest wspólnota mieszkaniowa. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i zanim cokolwiek uruchomimy, podpisujemy umowę powierzenia (art. 28 RODO). Wspólnota przetwarza dane właścicieli, żeby wykonać obowiązki z ustawy o własności lokali — zawiadomić o uchwale i zebrać głosy.

Osobna sprawa to doręczenia. Art. 32 ustawy o własności lokali dotyczy pisemnego zawiadomienia o zebraniu; art. 23 ust. 3 dotyczy powiadomienia o treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie. Sama deklaracja adresu nie gwarantuje skutecznego doręczenia. Dlatego przy każdym kanale kontaktu system trzyma informację, czy właściciel zadeklarował go pisemnie, i pokazuje ją zarządowi. Jeżeli deklaracji nie ma, zawiadomienie idzie dodatkowo drogą tradycyjną.

Da się. Nie obiecujemy czegoś innego, bo byłoby to nieuczciwe.

Łańcuch skrótów pozwala sprawdzić spójność wpisów. Zmianę można wykryć wobec wcześniej zachowanego, zaufanego skrótu. Sam łańcuch w naszej bazie nie dowodzi niezmienności: operator z pełnym dostępem mógłby przeliczyć go ponownie.

Łańcuch nie dowodzi natomiast tożsamości głosującego — tego, że w link kliknął właściciel, a nie ktoś, komu pokazał SMS-a. Taki sam problem ma zresztą podpis na kartce zebranej w klatce.Art. 25 ustawy o własności lokali określa podstawy zaskarżenia i termin 6 tygodni, liczony zależnie od trybu podjęcia uchwały. Program porządkuje dokumentację; nie rozstrzyga tożsamości, skuteczności doręczeń ani sporu prawnego.

Ta strona pokazuje demo. Zakres i koszt pilotażu uzgadniamy osobno: liczbę lokali, sposób wprowadzenia danych, kanały kontaktu i przygotowanie protokołu.

W wycenie oddzielamy pracę zespołu od kosztów dostawców poczty, SMS i rozmów. Przed uruchomieniem otrzymują Państwo zakres i zasady rozliczenia. Do rozmowy wystarczy liczba lokali i opis planowanego głosowania; prosimy jeszcze nie przesyłać danych właścicieli.