Pytania, które padają na zebraniu

Dziś działają trzy rzeczy: e-mail z zaproszeniem i przypomnieniem, link do głosowania (jednorazowy, przypisany do lokalu) oraz wpis głosu z papieru przez zarząd. To wystarcza, żeby przeprowadzić uchwałę od zawiadomienia do protokołu.

SMS i telefon są zbudowane, ale nie uruchomione na produkcji— integracja telefoniczna jest w budowie. Skrypt rozmowy, bramka „nie kontaktować” i obsługa STOP istnieją w kodzie, ale żaden SMS ani połączenie nie wychodzi jeszcze do właścicieli.

Na instancji pokazowej wszystkie kanały — także e-mail — pracują w trybie testowym: nic nie wychodzi na zewnątrz, zostaje tylko wpis w ścieżce audytu oznaczony jako próbny. Protokół nie liczy takich wpisów jako doręczeń.

Sumowanie robi program: dodaje udziały lokali, z których wpłynął głos, na ułamkach zwykłych (licznik przez mianownik), bez zaokrąglania po drodze. Dzięki temu wynik nie zależy od tego, ile miejsc po przecinku ktoś zostawił w arkuszu.

Odpowiedzialność zostaje po stronie zarządu. To zarząd stwierdza, że uchwała została podjęta, i to zarząd podpisuje protokół. Protokół pokazuje każdy głos osobno — lokal, udział, wartość, kanał, datę — więc każdy właściciel może przeliczyć wynik ręcznie i sprawdzić nas.

Głosują na papierze, tak jak dotychczas. Zarząd wpisuje taki głos do systemu i oznacza kanał „papier”; kartka z podpisem zostaje w dokumentacji wspólnoty i jest dowodem w razie sporu. W protokole widać, które głosy wpłynęły elektronicznie, a które na papierze.

Ten system nie zastępuje zbierania podpisów, tylko zdejmuje z zarządu te lokale, do których da się dotrzeć zdalnie — chodzenie po klatkach zostaje dla reszty. Ile to jest w liczbach, zależy od wspólnoty i jeszcze tego nie zmierzyliśmy; policzymy to na pierwszych pilotażach i wtedy podamy liczbę, zamiast zgadywać dzisiaj.

Dane leżą w bazie PostgreSQL u dostawcy chmurowego. Instancja pokazowa, na której działa to demo, stoi obecnie w USA — dla wdrożenia we wspólnocie stawiamy bazę w Unii Europejskiej (Frankfurt) i zapisujemy to w umowie. Nie sprzedajemy tych danych i nie używamy ich do niczego poza obsługą głosowania.

Okres przechowywania ustala wspólnota, bo to ona jest administratorem. Nasza propozycja: protokoły i głosy przez 6 lat (termin zaskarżenia uchwały to 6 tygodni, ale spory o rozliczenia ciągną się dłużej), numery telefonów i adresy e-mail do czasu odwołania zgody na kanał, a techniczne logi wysyłek przez 12 miesięcy.

W tej wersji nie. Głos zapisuje się raz na lokal i po zapisaniu nie da się go zmienić ani z linku, ani z panelu zarządu. Baza wymusza to wprost: jeden lokal, jedna uchwała, jeden wiersz.

Jeżeli właściciel zgłosi pomyłkę przed zamknięciem głosowania, trzeba skontaktować się z zarządem — poprawka wymaga naszej ingerencji w bazę i zapisujemy ją w dokumentacji wspólnoty. Po zamknięciu głosowania nie zmieniamy już nic; uchwałę podważa się wtedy w sądzie, a nie w bazie danych.

Zmianę głosu przez samego właściciela (nowy wiersz, poprzedni oznaczony jako unieważniony, oba widoczne w protokole) mamy w planach — dzisiaj tego nie ma i nie chcemy tego obiecywać na zapas.

Nie. Rozmowa telefoniczna służy tylko temu, żeby przypomnieć o głosowaniu i zapytać, jakie stanowisko ma właściciel. To, co powie w słuchawce, trafia do panelu jako zapowiedź i nie liczy się do wyniku.

Wiążące jest kliknięcie w link z SMS-a albo e-maila — wtedy głos zapisuje się razem ze znacznikiem czasu i adresem sieciowym — albo podpisana kartka. Zrobiliśmy to tak celowo: nagranie rozmowy nie dowodzi, kto trzymał telefon, a przy uchwale na kilkaset tysięcy złotych to jest różnica, która wychodzi w sądzie.

Tak. Gdy SMS zostanie uruchomiony, wystarczy odpisać STOP na SMS-a albo powiedzieć to w rozmowie — numer trafi na listę „nie kontaktować” i system przestanie na niego dzwonić i wysyłać SMS-y. Zapiszemy to jako zdarzenie w ścieżce audytu, więc będzie widać, kiedy i skąd wzięła się ta decyzja. Dziś, zanim SMS i telefon ruszą, wystarczy zgłosić to zarządowi.

Można też poprosić zarząd, żeby usunął numer z kanałów kontaktu tego lokalu — wtedy zawiadomienie idzie e-mailem albo drogą tradycyjną. Wyłączenie telefonu nie odbiera prawa głosu: link do głosowania zadziała tak samo, a kartka papierowa też pozostaje.

Administratorem danych jest wspólnota mieszkaniowa. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i zanim cokolwiek uruchomimy, podpisujemy umowę powierzenia (art. 28 RODO). Wspólnota przetwarza dane właścicieli, żeby wykonać obowiązki z ustawy o własności lokali — zawiadomić o uchwale i zebrać głosy.

Osobna sprawa to adresy do doręczeń. Art. 32 ustawy o własności lokali wymaga zawiadomienia na piśmie, a skuteczne zawiadomienie e-mailem albo SMS-em opiera się na tym, że właściciel sam wskazał taki adres. Dlatego przy każdym kanale kontaktu system trzyma informację, czy właściciel zadeklarował go pisemnie, i pokazuje ją zarządowi. Jeżeli deklaracji nie ma, zawiadomienie idzie dodatkowo drogą tradycyjną.

Da się. Nie obiecujemy czegoś innego, bo byłoby to nieuczciwe.

Łańcuch skrótów kryptograficznych dowodzi jednej rzeczy: że zapis nie został zmieniony po fakcie. Jeżeli ktoś dopisze, usunie albo poprawi jeden głos, wszystkie skróty od tego miejsca w dół przestają się zgadzać i widać, na którym wpisie łańcuch pękł. To jest dowód integralności zapisu.

Łańcuch nie dowodzi natomiast tożsamości głosującego — tego, że w link kliknął właściciel, a nie ktoś, komu pokazał SMS-a. Taki sam problem ma zresztą podpis na kartce zebranej w klatce. Zaskarżenie uchwały do sądu (art. 25 ustawy o własności lokali) jest zawsze możliwe, a orzecznictwo o głosach zbieranych elektronicznie jest na razie skąpe. Ryzyko sporu jest realne, nie zerowe — nasza rola to zostawić po głosowaniu więcej dowodów, niż zostaje po kartkach w segregatorze.

Nie mamy jeszcze ani jednego wdrożenia we wspólnocie — szukamy pierwszych dwóch, trzech. Dla nich przeprowadzenie jednej uchwały jest bezpłatne, a w zamian prosimy o szczerą ocenę i zgodę na powołanie się na współpracę.

Poza pracą zostają koszty zmienne, które i tak ponosi wspólnota: gdy SMS i telefon zostaną uruchomione, wysyłkę SMS-ów i rozmowy telefoniczne będziemy rozliczać po koszcie operatora, bez marży. Dziś jedyny działający kanał elektroniczny to e-mail, który nic nie kosztuje. Docelowy cennik ustalimy dopiero po pilotażach, na podstawie tego, ile realnie zajmuje obsługa jednej uchwały. Wolimy powiedzieć „jeszcze nie wiem” niż podać liczbę, od której później trzeba by się odkręcać.